Amaç

Proje’nin amacı kamu kurum ve kuruluşlarında oluşan görsel-işitsel malzemeler, e-posta, sosyal medya kaydı, web sitesi ve veri tabanı gibi farklı format ve türdeki arşivlik e-belgelerin güvenilirliğinin korunmasına ilişkin hangi kriterlerin benimsenebileceğini analiz etmek ve belge ve arşiv yönetimini yönlendiren kurumların bu belgelerin güvenilirliğinin korunmasındaki rollerini incelemektir.

Hedefler

1. Kurumlarda oluşan arşivlik e-belgelerin güvenilirlik kriterlerini incelemek

1.1. Görsel-işitsel malzemelerin güvenilirlik kriterleri

1.2. E-postaların güvenilirlik kriterleri

1.3. Sosyal medya kayıtlarının güvenilirlik kriterleri

1.4. Web sitelerinin güvenilirlik kriterleri

1.5. Veri tabanlarının güvenilirlik kriterleri

2. Belge ve arşiv yönetimini yönlendiren kurumların arşivlik e-belgelerin güvenilirliğinin korunmasındaki rolünü incelemek

Neden?

Kurumsal faaliyetler sonucunda oluşan belgeler, sorumluluklar, haklar ve yükümlülükler içerdiklerinden gerçekleştirilen faaliyetlerin birer temsilcisi olarak kabul edilirler. Bu özellikleri aynı zamanda onlara delil değeri kazandırmaktadır. Bu değerin belgelerin üretiminden imhasına kadar korunması gerekir. Böylece belgeler, toplumların oluşumuna kaynaklık ederek devamlılığını sağlar.

Güvenilirlik Nedir?

Delil değerinin korunması için belgelerle yoğun çalışan hukuk, diplomatik ve arşivcilik gibi disiplinler çeşitli yaklaşımlar getirmiştir. Bu yaklaşımlar güvenilirlik çalışmaları başlığında kavramsallaştırılmaktadır. Güvenilirlik, bir hususun kendisinden beklenen niteliklere sahip olması olarak ifade edilebilir. Başka bir deyişle güvenilir bir belge, sahip olması gereken nitelikleri üretiminden imhasına kadar olan süreçte korumuş olanlardır. Hâliyle güvenilirlik, belgeleri diğerlerinden ayırmaya yarayan içerik, düzenleyen ve kontekst gibi türe özel karakter özelliklerine sahip olması ve bunları her dönem ilk oluştuğu gibi korumasıyla son derece ilişkilidir. Öznitelik olarak açıklanan bu özelliklerin üretiminden imhasına kadar olan süreçte korunması gerekir.

Nasıl?

Belgelerin üretiminden itibaren başlayıp arşivlendikten sonra da özgünlük, bütünlük ve kullanılabilirlik gibi delil değerine esas teşkil eden özniteliklerinin korunması gerekir. Ancak elektronik ortamın doğası, gerekli önlemler alınmadığı takdirde belgelerin güvenilirliğinin korunamamasına neden olmaktadır. Örneğin kompakt diskler yeni formatlara aktarılmazsa içerisindeki belgeler bozulma riskiyle karşılaşmaktadır. Benzer şekilde saklama için bir kez yazılabilir çok kez okunabilir disklerin kullanılması önerilmekte, kullanılan cihazların teknolojik ömrü dolmadan yenilenmesi tavsiye edilmektedir. Aksi takdirde, belgedeki hak, yetki ve sorumluluklar açığa çıkarılamayacak ve bu belgeler geleceğe ışık tutamayabilecektir. Teknolojik yeniliklere uyum sağlayamama olarak adlandırılabilecek bu gibi risklerin yanı sıra, belgenin ait olduğu fonksiyonu belirleyememe, belgeyle ilişkili olduğu diğer belgeler arasındaki organik bağı kuramama gibi problemler de belgelerdeki hak, yetki ve yükümlülüklerin ortaya konulamayarak güvenilirliğin korunamamasına neden olabilecek sorunlardandır. İşte bu sorunlarla karşılaşmamak için elektronik belgelerin yönetiminde benimsenecek kuralların belirlenmesi ve hangi durumda ne yapılacağının önceden kararlaştırılması gerekir. Çünkü arşivlenecek elektronik belgelerin koşulları, belge arşive devredildiğinde değil üretildiğinde başlamaktadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarında sağlıklı bir elektronik belge yönetiminden bahsedilmek için ihtiyaç duyulan kriterler, daha belgeler üretilmeden belirlenerek devreye alınmalıdır. Aksi takdirde Devlet Arşivleri Başkanlığına devredilecek ve bir hak, yetki veya yükümlülük içererek delil değerine sahip olan, Türkiye’nin geçmişine dair önemli bilgiler içererek geleceğine ışık tutan ve Türk milletinin devamlılığını sağlayan elektronik belgelerin varlığı tehlikeye girecektir. Bu olumsuz durumu engellemek için kurumlarda araştırma yapılarak, konuyla ilgili bilimsel ve akademik yayını bulunan uzmanlarla görüşülecektir. Aynı zamanda belge ve arşiv yönetimini düzenleyen kurumlarda çalışan uzmanlarla görüşmeler gerçekleştirilecektir. Böylece Türk milletinin gelecekteki hafızasını oluşturacak elektronik belgelerin güvenilirliğine yönelik kriterler ortaya konmuş olacaktır. Proje sonuçları, Ulusal Arşiv Stratejisi gibi bir politika dokümanına da kaynaklık edebilecektir.